山东省普觉公益基金会
会计档案管理实施办法
第一章 总 则
第一条 为加强本基金会会计档案管理，有效保护和利用会计档案，根据《会计档案管理办法》(财政部、国家档案局令第79号) 等有关规定，结合基金会实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于本基金会的会计档案管理工作。
第三条 本办法所称会计档案是指基金会在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。
第四条 基金会财务和档案部门应结合本单位实际，对所属企业会计档案工作进行监督和指导，未单独设置财会、档案部门的单位，由会计人员、档案工作人员所属部门负责本基金会会计档案管理工作。
第五条 基金会负责档案管理部门负责管理基金会的会计档案。
第六条 基金会必须加强会计档案管理工作。采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案真实、完整、可用、安全。
第七条 基金会应以提升会计档案管理水平为目标，坚持技术与管理并重、与企业信息化协调和同步的原则。开展会计档案信息化建设，做好会计档案数字化工作，推进会计档案信息系统与电子档案管理信息系统互联互通， 实现信息共享。
第二章 会计档案的归档内容
第八条 下列会计资料应当进行归档:
(一) 会计凭证，包括原始凭证、记账凭证、经济合同、工资单等按原始凭证保管；考勤表、 计工表在财会部门的应随工资单一起保存，对于夜班天数、加班时间等原始凭证也应与工资单装订在一起；
(二) 会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；
(三) 财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告以及其他年审需要提供的相关报表；
(四) 其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书、会计信息化档案及其他具有保存价值的会计资料。财务会计报表注册会计师审计报告与会计档案一并保管。
第九条 基金会可以利用计算机、 网络通信等信息技术手段管理会计档案。
第十条 同时满足下列条件的，经基金会管理层决策后，内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案，与纸质档案具有同等效力:
(一) 形成的电子会计资料来源合法、真实、有效，由计算机等电子设备形成和传输；
(二) 使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序，且能有效防止电子原始凭证重复入账；
(三) 使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用、电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；
(四) 采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；
(五) 建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；
(六) 形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。
第十一条 基金会以电子原始凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时归档保存打印该纸质件的电子原始凭证，电子原始凭证应当以电子形式移交会计档案管理人员保存，并建立电子原始凭证台账或者目录，保存电子原始凭证时，应当采用多重备份、定期检测等方法，保证电子原始凭证档案在规定的保管期限内不会丢失并能被读取。
第十二条 满足本办法第十条规定，基金会从外部接收的电子会计资料附有符合 《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。
第三章 会计档案的整理归档
第十三条 财会部门按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制 “会计档案保管清册” (附件3) 一式两份。
会计档案的整理，按基金会会计基础工作规范有关规定执行。
第十四条 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由财会部门临时保管一年，再移交档案部门，因工作需要确需推迟移交的，应当经档案部门同意。财会部门临时保管会计档案最长不超过三年，临时保管期间，会计档案的保管应当符合档案管理的有关规定，且出纳人员不得兼管会计档案。保管期满之后，于次年六月底前移交给档案部门，保管清册一并移交。
第十五条 财会部门在办理会计档案移交时，应按纸质会计档案和电子会计档案分别编制会计档案保管清册，并按照会计档案保管清册案卷登记的顺序 (即会计处理号) 及电子档案存储归档形式编制 “会计档案移交清册” 一式两份，交接双方按交接目录清点，核对无误后双方签字盖章，各自保留一份。
纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装，电子会计档案应通过符合安全管理要求的网络或者存储介质移交，移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。
档案部门接收电子会计档案时，应当会同移交部门共同对电子会计档案的真实性、准确性、 完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收。
第十六条 档案部门对接收的会计档案进行编目、统计等归档工作:
(一)为方便借阅，应编制案卷目录；
(二)为便于查找会计档案案卷目录， 应编制案卷目录索引；
第四章 会计档案的保管利用
第十七条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
第十八条 各类会计档案的保管期限原则上应当按照《会计档案保管期限表》 (附件1) 执行，本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。
会计档案的具体名称与本办法附表所列档案名称不相符的，应当比照类似档案的保管期限办理。
第十九条 会计档案应科学管理，做到排列系统、存放有序、查找方便，原则上应单设库房保管，切实执行安全保密制度，做好防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防温、防虫、防尘、防磁等工作， 严防损毁、散失和泄密。
第二十条 档案部门对会计档案每年进行检查，发现可疑情况和发生意外事故，要及时向基金会管理人员汇报。
第二十一条 本基金会人员查阅、抄录、复制和借阅会计档案，要经财会部门负责人同意， 借阅的会计档案应当限期归还。外单位人员查阅、抄录和复制应当持有正式介绍信，并经财会部门负责人同意、基金会秘书长和理事长批准。会计档案一般不得对外借出，确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，经财会部门负责人同意、单位负责人批准后方可借出，并限期归还，电子会计档案只能调阅、打印，不能复制，审计、监察、巡视巡察等监督检查人员需查阅、抄录、复制和借阅的，经基金会秘书长和理事长批准后方可办理。
第二十二条 基金会设置会计档案查阅登记簿，及时登记查阅(抄录、复制、借阅)人的姓名、工作单位 (部门)、日期、档案号、档案内容、用途、归还日期等。
第二十三条 查阅或复制会计档案的人员，不得在会计档案上作任何记录、符号和标记，严禁篡改、损坏、拆封，会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案，确保借入会计档案的安全完整，并在规定时间内归还。
第五章 会计档案的鉴定、销毁
第二十四条 基金会定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案， 应当重新划定保管期限。对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。
第二十五条 会计档案鉴定工作应当由档案部门牵头，组织财会等部门或人员共同进行。
第二十六条 经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁:
(一) 档案部门编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。
(二) 基金会负责人、档案部门负责人、财会部门负责人、档案部门经办人、财会部门经办人在会计档案销毁清册上签署意见。
(三) 档案部门负责组织会计档案销毁工作，并与财会部门共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对。在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。电子会计档案的销毁，还应当符合国家有关电子档案的规定，并由档案部门、财会部门和其他有关部门共同派员监销。
第二十七条 保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，保管到未了事项完结时为止。
第二十八条 经鉴定具有保存价值的会计档案，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，存放在案卷形成年度的相应保管期限内。重新编制案卷号，在案卷备考表中注明有关事项，并在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
第六章 会计档案保管单位的变更
第二十九条 如基金会因撤销、解散或其他原因而终止的，在终止或办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当按规定由终止组织的上级 (主管、主办) 单位、 出资人代表或指定的组织代管，法律、行政法规另有规定的，从其规定。
第七章 附 则
第三十条 预算、计划、制度等档案的管理不适用本办法。
第三十一条 本办法由基金会财务部负责解释。
第三十二条 本办法自理事长审批签发，基金会自印发之日起施行。
附件: １基金会会计档案保管期限表
２会计档案归档整理规范
３会计档案保管清册等式样
