山东省普觉公益基金会财务管理制度
为了规范本基金会的财务工作，更好的发挥财务在基金会经营管理中的作用，参考《民间非营利组织会计制度》及其他相关法律法规，结合本基金会的实际情况，制定本制度。
1. 货币资金管理
1.1总则
1.1.1 为了规范基金会对资金的内部控制，保证货币资金的安全，提高货币资金的使用效益，制定本规范。
1.1.2 货币资金管理应遵守专款专用的原则，尊重捐赠人的意愿；货币资金管理严格按照计划、量入为出，保证财务现金流可持续运转；且货币资金管理要保证资金的安全及资金使用情况的可复核性。
1.1.3 本规范所指货币资金，是指基金会所拥有的现金、银行存款和其它货币资金。
1.2 现金管理
1.2.1 根据基金会的现金使用量及从银行提取现金的频率，规定现金库存余额不得超过1万元
1.2.2 现金的提取：提取库存现金前，出纳应填写“银行提现申请单”，并注明用途、金额，经财务经理签字批准。除特殊情况外，一次性提取现金不得超过5万元。
1.2.3 基金会用现金支付范围主要包括：
（1）开展公益活动必须的现金，包括支付给个人的资助金、慰问金等。
（2）出差人员必须携带的差旅费、培训费等按规定应缴纳的费用。
（3）个人劳务报酬，包括聘用人员工资、补贴及其它劳务费用。
（4）确实需现金支付的其他支出，申请人需要递交申请并得到财务总监的批准。
现金收付纪律：
（1） 不符合现金支付范围的，不准用现金支付。
（2） 基金会取得的现金收入必须及时入账，并及时解付银行，严禁坐支。
（3） 不准私用公款，不准借用账户套取现金。
（4） 不准保存帐外款项，不准收付规定业务以外的款项。
（5） 库存现金不得超过1万元，库存限额超过时，需及时送存银行。
（6） 严格审查现金付款凭证及原始凭证是否符合报销规定，报销程序和审批手续、是否正确、齐全，若发现凭证有伪造、涂改时，拒绝办理收付款手续，及时查明原因，作出处理。
1.3 银行存款管理
1.3.1 基金会的银行账户开立，需要经过法人代表批准，按照实际需要，可开立基本账户和一般账户。
1.3.2 基金会不属于现金开支范围的业务应当通过银行办理转账结算。
1.3.3 月末出纳负责核对银行对账单与银行账面金额，并编制银行调节表，由会计和财务经理审核。
1.4 银行票据及有关印章的管理
银行票据管理：
1.4.1 银行结算票据由出纳负责，按相关规定登记、领购、填制、保管、缴销。
1.4.2 专设银行票据登记薄，由出纳做好登记记录，严防空白票据遗 失和被盗用。银行支票如发生丢失，有关责任人应及时向财务部和开户银行反映。如系空白票据所造成的损失，丢失人员负有赔偿责任。
1.4.3 银行票据的作废，需做好记录，并加盖作废章。
银行印鉴管理
（1）基金会对银行预留印鉴实行严格的管理，不得由一人保管支付款项所需的全部印鉴。
（2）采用支票付款方式的，支票由出纳保管，财务专用章由财务经理保管，法人章由基金会领导人或其授权人保管。
采用网上银行付款方式的，由秘书长和财务总监同时管理网上权限。
1.5 备用金的管理
1.5.1 备用金是基金会内部各部门工作人员用作零星开支、业务采购、差旅费等以现金方式借用的款项。实行备用金管理，有利于各部门工作人员积极灵活的开展业务，从而提高工作效率，但必须做到专款专用，不得挪用和贪污，一经发现严肃处理。
1.5.2 借用备用金的人员应及时冲帐，所有备用金必须在年底结清。
2 、收入管理
2.1 总则
2.1.1 为了规范基金会对收入的内部控制，保证收入及时、准确、完整的入账，制定本规范。
2.1.2 本规范所指的收入包括捐赠收入、会费收入、提供服务收入、政府补助收入、商品销售收入等主要业务活动收入和其他收入等。
2.2 收入类型
2.2.1 基金会的主要收入包括：
1）发起人以及其它境内外自愿捐赠收入
2）投资收入
3）其它合法收入
2.2.2 根据捐赠方对资金使用上的限制，收入被划分为限定性收入和非限定性收入。
2.3 收入确认
2.3.1 收入确认遵循“权责发生制”的原则。
2.3.2 捐赠收入是指本基金会接受其他单位和个人捐资所取得的社会捐赠收入。
2.3.3 对于无条件的捐赠或其他收入，在捐赠或其他收入收到时确认：对附条件的捐赠或其他收入，在取得捐赠资产或其他资产控制权时确认。
2.3.4 捐赠收入按是否存在限定区分为非限定性收入和限定性收入进行核算。如果资产的提供者对资产的使用设置了时间限制或者（和）用途限制，则所确认的相关收入为限定性收入；除此之外的其他收入为非限定性收入。
2.3.5对本基金会接受的劳务捐赠不予确认收入。
2.4 收入流程
现金或银行收款
2.4.1 无论是通过银行还是现金方式，基金会在收到款项后，出纳应及时开具合规票据给付款人，并及时将支票、现金缴存银行入账。
2.4.2 社会捐赠专用收据一式三联，包括付款人联、记账联、存根联
2.4.3社会捐赠专用收据连续编号，按顺序使用。写错的收据，应注明作废，不得撕下。
2.5实物捐赠收入
2.5.1收到捐赠实物后，捐赠方需要提供的证明文件：
2.5.2捐赠方出具实物捐赠函：注明捐赠品名、数量、估计价值、用途、联系人方式等。
2.5.3提供捐赠货物价值证明或原始单据。若无价值证明的，按市场的公允价值计价。
2.5.4按价值证明，开具实物收据给捐赠单位或个人；
2.5.5根据实物收据验收后填写入库单并凭入库单入帐；另一份入库单交基金会财务部。
2.5.6捐赠实物出库，必须填制出库单，由收具单位盖章后销帐；另一份出库单交基金会财务部。
2.5.7财务部必须每半年盘存一次，核对帐物是否相符，如发现盘盈、盘亏，必须查明原因，列出清单，经秘书长批准后方可调整帐面。
2.6收入核算
2.6.1对所募集的捐赠收入实行统一管理，分类核算的办法进行管理。
2.6.2接受定向捐赠收入，可依据捐赠人汇款和提供的信息进行记录，也可与捐赠人签订捐赠协议或者要求捐赠人提供捐赠函等信息，来确认定向捐款收入。
2.6.3期末，将限定性收入和非限定收入余额分别转入限定性净资产和非限定性净资产。
2.6.4如果限定性净资产的限制已经解除，应当对净资产进行重新分类，将限定性净资产转为非限定性净资产。
2.6.5当存在下列情况之一时，可以认为限定性净资产的限制已经解除：
（1）所限定净资产的限制时间已经到期；
（2）所限定净资产规定的用途已经实现或者总则已经达到
（3）资产提供者或者国家有关法律行政法规撤销了所设置的限制。
（4）如果限定性净资产受到两项或两项以上的限制，应当在最后一项限制解除时，才能认为该项限定性净资产的限制已经解除
2.6.11财务部一般每季度清查限定性资产的使用状况，并根据实际情况进行结转。
2.7投资收益
2.7.1需按照合法、安全、有效的原则实现基金的保值、增值。
2.7.2 需要经过理事会批准的投资事项为：年度投资计划；单笔超过人民币贰佰万元的投资行为； 其他理事会认为重大的投资活动。
2.7.3投资收入在投资收益科目里进行单独核算。
3. 支出管理
3.1总则
3.1.1为了规范基金会对支出的内部控制，统一各项支出的报销要求、保证支出的有效、及时、准确，制定本规范。
3.2支出基本要求
3.2.1费用报销需符合基金会财务制度和其他相关管理制度。
3.2.2付款申请单的填写，应遵照“实事求是、准确无误”的原则，将项目 号、事由、金额（金额必须一致且不允许涂改）等要素填写齐全，在报销凭证上签署自己的名字，并按审批权限得到上级的批准；要求报销凭证相关签字手续齐全，符合规定的审批流程；
3.2.3和项目有关的费用，请填写项目号和项目名称，请在项目开始前即向财务部申请。财务部开启项目号后，即通知所有员工；和项目无关的费用，无需填写项目号。请在报销单右上角勾选是否与项目相关。
3.2.4要求提供合法的发票或票证（税务机关认可），发票或票证各项目要填写正确、齐全，印章清晰可辨，发票台头须填写付款机构的全称“山东省普觉公益基金会”员工有责任将报销款及时足额支付给第三方。如因特殊原因无法得到发票（如偏僻乡村等），且金额不构成重大的（一般在1,000元以下的），须附上有关收据，并说明原 因，收款方签字和联系方式，以及财务经理批准。
3.3支付一般程序
3.3.1支付申请：有关部门或个人申请付款时，应提前向审批人提交付款申请单，注明款项的用途、金额、支付方式等内容，有相关合同、协议、文件或证明材料的要一并附上。
3.3.2 支付审批：审批人根据其职责、权限和相应程序对支付申请进行审批。对不符合规定的付款申请，审批人应拒绝批准。
3.3.3 支付审核：财务部人员按照审核权限负责对批准后的付款申请单进行审核，审核付款申请单的批准范围、权限、程序是否正确，是否符合预算管理，相关原始单据是否齐备，计算是否准确，支付方式、支付单位是否妥当等。审核无误后，交由出纳办理支付手续。
3.3.4 办理支付：出纳应当根据复核无误的付款申请单，按规定办理支付手续，及时登记现金和银行存款日记账。
3.4财务审核权限
3.4.1财务部会计初审所有申请单据批准范围、权限、程序是否正确，相关原始单据是否齐备，金额计算是否准确，支付方式、支付单位是否妥当等
3.4.2财务经理根据预算和财务规范,审核每笔金额在人民币50,000元之内（含50,000元）的支出。审核结束后报副秘书长审批。
3.4.3财务总监根据预算和财务规范,审核审核每笔金额在人民币50,000元之上的支出。审核结束后报秘书长审批。
3.4.4出纳在接到所有审批结束后的付款申请，需要再复核相关负责人的审批签字手续是否齐全。
4.项目资金管理
4.1总则
4.1.1为了加强基金会对项目资金的使用和管理，根据基金会项目管理制度，制定本规范。
4.1.2 项目资金的管理和使用，必须符合国家有关财政、财务制度和本规定，专款专用，任何机构 和个人不得截留、挤占和挪用。
4.2项目资助的原则
4.2.1凡本基金会资助的项目，接受资助方，即受资助机构须严格履行本基金会的申报程序，并接受本基金会的各项管理规定。
4.2.2 受资助机构须对资助项目独立建帐或在机构帐目中设立单独的明细帐，独立核算，专款专用， 并主动配合本基金会财务人员或者委派的第三方机构进行审计。如出现违背资金使用规定的情况,本基金会随时有权减少、停止或收回资助的资金，并追究违约一方的责任。
4.3 项目立项中资金预算审核
4.3.1 项目立项时需有项目预算。项目预算是项目管理工具和系统方法，用来合理规划、配置组织项总则人力、财力和物力等资源，以实现项目既定的目标和计划。
4.3.2项目预算的作用
1)反映项目对资金的需求
2)监控项目目标和实施进度
3)有助于控制开支
4)预测机构现金流量及收支情况
5) 为有效运用资金提供决策依据
4.3.3项目预算的原则
1)符合当地法规的要求
2)把更多的资源用于项目受益群体
3)合理、精准预计项目工作量，用有限的资源服务于更多的项目受益群体
4)费用标准控制得当，实事求是，节约高效为基础，成本效益是需要考虑的因素
5) 项目资金预算与项目实施过程中的计划内容相配比，与项目进展相匹配
6)严格控制行政费用
7)对出现财务问题的受资助机构的项目预算给予更加严格的审核
8) 对项目预算的合理性做全面的比较分析，如同类项目、以往项目、同地区物价水平等，必要时可以寻求第三方意见。
4.3.4项目预算内容
1)项目预算必须写明计算依据、标准、数量、单位、付款进度等各项要素
2)项目实施的各种费用预算应与活动/产出相对应并详细填列。
3)明确体现用于项目实施的各种不同来源的收入，从基金会获得的资助应当区别于从其他来源获得的资助。
4)明确体现项目产生的效益和处理方向。
5)财务部立项审核要点：主要为检察项目是否存在计算错误，是否符合年度预算，是否符合资金管理规定和财务制度等。但项目官员和项目领域负责人首先有责任协助受资助机构制定合理的、适当的预算并进行有效的审核工作。
4.4协议中的财务审核
4.4.1对批准的项目，在实施前，基金会应和受资助机构签署《资助协议书》，受资助机构同时提交双方确认的《项目计划书》和项目预算。基金会按协议和项目实际进展情况，分批向受资助机构拨付项目资金。《资助协议书》应包含受资助机构详细银行账户信息（包括开户名称、开户行和银行账号）供基金会留档和支付。
4.4.2 由本基金会项目部直接执行的公益项目，涉及采购额超过5000元的物资，需进行三家供应商以上比价，以适用、节约、合理为原则，权衡质量、性能、价格、需求等因素后优选购买。同时需准备采购合同书。一般选择银行转帐结算方式进行购买。
4.4.3财务部在协议签订前的审核要点：主要为检察受资助机构的银行账户信息是否齐全，金额是否与预算一致，付款方式和余款处理是否符合资金管理规定等。
4.4.4 审核批准后，申请方须与本基金会签定具有法律效力的资助协议书或采购合同。资助协议书、采购合同文本需要在财务部存档。
4.5项目财务监测
4.5.1 资助项目实施后，项目部对项目实施情况和财务情况负有随时监控的职责。对严重违反资金管理规定的资助项目，根据《基金会管理办法》及本基金会章程的有关规定，须及时采取必要措施，以免造成不良影响。
4.5.2 项目实施过程中，受资助机构在必要情况下可以对项目预算进行修改，但应符合以下程序及原则：
1)如因项目所处社会环境、自然环境等客观因素，项目建议书的调整或客观需要，受资助机构可申请预算调整；
2) 预算调整必须是针对尚未实施的项目活动或内容，基金会可基于项目监测和实施状况对项目预算的调整提出原则性建议；
3)预算调整应当参照已批准的项目计划书中的预算进行调整，项目计划书中“项目产出与预算逻辑表”中单项活动的预算调整超过20,000元或者10%(选取价低的)，必须事先向基金会提出书面申请，获得基金会书面认可后方生效；
4)预算变更过程中，不得将原计划中用于项目活动的预算变更为项目管理费和人员费用。
4.5.3除首次付款外，基金会原则上应当根据受资助机构所提交上一阶段《项目实施进展报告》和项目财务支出明细，进行项目财务监测：
4.5.4项目财务监测由基金会项目人员主要负责，内审必要时予以协助或者抽查；
4.5.5项目财务监测应当依据但不限于：项目计划书，项目资助与合作协议、受资助机构提供的《项目实施进展报告》、项目财务支出明细、原始凭证等。
4.5.6项目财务监测方式为：基金会项目人员或者委派第三方审计机构前往受资助机构办公所在地，查阅基金会所资助项总则财务原始记账凭证等文件，对项目资金使用情况和财务状况进行全面的检查；
4.5.7项目财务监测要点为原始票据是否真实有效，是否经过合适的审批，支出类项是否在本项目范畴内，支出金额和种类是否与原计划预算相符合，支出时间是否与原计划相符合，帐务处理是否符合财务规范等。
4.5.8根据项目财务监测的情况，基金会项目人员或者聘请的第三方应当起草《项目财务监测报告》，对项目实施财务状况进行描述、分析和建议。《项目财务监测报告》经项目部总监确认后发送受资助机构；
4.5.9受资助机构应对基金会的《项目财务监测报告》中提出的问题、意见及建议以书面方式进行回应，经双方协商达成共识，对需解决的问题予以解决后，方可进行下阶段付款；
4.5.10《项目财务监测报告》所提出意见或建议符合项目资助与合作协议中暂停或终止项目条件的，或受资助机构未能针对基金会财务检查报告中所提出的意见和建议做出有效回应的，或合作双方未就此达成有效共识，基金会将暂停拨款。
4.5.11受资助机构应积极配合基金会所开展的财务检查程序，安排专门的项目及财务人员配合基金会财务检查工作，提交财务检查所需各项资料和票据。
4.5.12项目完成之后，受资助机构应当依据项目资助协议中的相关条款进行项目财务决算。项目人员和项目财务官员需对项目财务决算进行最终项目财务监测。
4.6项目决算
4.6.1资助项目完成后，接受资助方须及时做出项目经费的决算报告,提交本基金会项目部审核。如有必要，本基金会有权进行委托第三方审计。
4.6.2预算、决算不符的项目，应做出书面差异分析。如有结余,应按投入比例如数退还本基金会;如有超支，原则上由接受资助方自负。
4.6.3如因项目完成质量明显未达到预期标准，本基金会提出须进一步修改完善的,其费用由接受资助方承担，本基金会无义务追加预算外资助。
4.6.4对个别原因预算不足而需追加资助的项目，视效益前景的好坏，由本基金会项目部通过财务部报请秘书处讨论决定后酌情处理。
5.帐务处理和财务报告
5.1总则 为了规范基金会的财务报告编制，保证基金会的经营状况能够通过财务报告及时、准确、完整地反映，制定本规范。
5.2会计制度 基金会按照《民间非营利组织会计制度》编制财务报表。
5.3记账基础 基金会按照权责发生制编制财务报表。
5.4会计年度 基金会的会计年度为每年1月1日至12月31日。
5.5结账日 财务的结账日为每月最后一天。
5.6记账货币1) 本基金会采用人民币为记账本位币。
涉及到外币的，可根据发生外币(指记账本位币以外的货币)业务时，外币金额按业务发生当月月初的市场汇价中间价(以下简称“市场汇价”)折算为人民币入账。外币账户的期末外币余额按期末市场汇价折算为人民币。外币汇兑损益计入当期的财务费用。
5.7帐务处理原则和会计政策
5.7.1基金会遵循谨慎原则，合理核算可能发生的损失和费用，并坚持费用配比原则，保证基金会利益不受侵害。
5.7.2基金会会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料必须真实、准确、完整，符合会计制度的规定。
5.7.3 用以支付各种款项的原始凭证必须为原件，复印件不得作为原始凭证，如遇特殊情况须经财 务经理批准。从外单位取得的原始凭证如有遗失，应当取得原开出单位盖有公章的证明，并注明原来凭证的号码、金额和内容等，由财务经理审核签字后，才能代作原始凭证。如果确实无法取得证明的且金额不超过1,000元的，如欠发达地区采购物品等情况下，由当事人写出详细情况，提供收款人签字和联系方式，由财务经理审核签字后，代作原始凭证。对丢失原始凭证的责任人，扣除凭证票面金额10%再进行报销处理。
5.7.4 财务部门需对固定资产建立台账，制定折旧政策。
1)固定资产主要分电脑硬件、办公设备、办公家具、装修四大类
2)计提折旧方法：在预计使用年限内按直线法计提折旧。
3)计提折旧的基数：固定资产初始计量的基本原则是采用实际成本原则，即固定资产按取得时的实际成本入账，固定资产的实际成本包括买价、包装费、运输费、交纳的有关税金等相关费用，以及为使固定资产达到预定可使用状态前所必要的支出。
4)固定资产的净残值：现有固定资产估计残值率为10%；
5)计提折旧年限：一般物品的折旧年限5年；折旧额应按月计提。当月增加的固定资产，当月不计提折旧，从下月起计提折旧，当月减少的固定资产，当月照提折旧，从下月起不提折旧。
6)提足折旧但仍然继续使用的固定资产和提前报废的固定资产均不再提取折旧。
5.7.5财务报告内容和提交日
1)财务部应根据账簿记录按时编制财务报告。财务报告包括会计报表、财务管理报表及专项财务报告、财务公告。
2)会计报表包括：
a)资产负债表；
b)业务活动表；
c)现金流量表
d)会计报表须有编制人、审核人签名或盖章。
e) 财务部于每月10号之前提交上月的资产负债表和业务活动表。于年末提交全年的现金流量表。
5.8财务档案管理
5.8.1 财务人员必须对各种会计凭证、会计账簿、会计报表、预算、项目财务资料以及各类合 同等有关的财务资料，定期（每天、每月）进行收集、审查、核对。每月终了后，整理立卷、装订成册、分类编制目录，定点存放，每年归档。
5.8.2财务档案资料由财务经理负责保管，每个财务人员都负有保护所有会计档案资料安全完整的责任。
5.8.3 财务档案资料原则上不予调阅。内部人员调阅财务档案资料，须经财务经理批准。财务 账簿、财务凭证、财务档案原则上不许带出财务部。
5.8.4 各种财务档案资料的保管期限按有关规定执行。
