山东省普觉公益基金会行政事务管理细则
为了加强基金会行政事务工作管理，提高办事效率，节约行政经费开支，根据国家财政部有关规定，结合基金会的实际情况，特制定本管理细则。
（一）文件管理
文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。基金会文件由办公室统一发放、传递、保管和立卷归档。
基金会设有6种文号，即鲁普基、鲁普基报、鲁普基函、鲁普基批、鲁普基任、鲁普基联。
“鲁普基”文，用于基金会发往有关部门、各地办事机构的文件、批复和通知。
“鲁普基报”文，用于基金会向有关领导及领导机关的报告、请示。
“鲁普基函”文，用于基金会业务工作的联系信函。
“鲁普基批”文，用于基金会批复下属单位的文件。
“鲁普基任”文，用于基金会任免部门负责人和下属单位负责人的决定。
“鲁普基联”文，用于基金会和有关单位合作联合开展活动的文件。
会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守。
文件由办公室专人负责编号登记，统一格式，文头为：鲁普基 X(xx)第XX号（发文字号包括代号、年号、顺序号）。
1、起草文件统一填写山东省普觉公益基金会发文稿，准确注明文号、标题、印数、发送范围。
2、所有文件由相关部门起草，秘书长签发，必要时报主管理事长审批。
3、文件标题应准确简要概括文件的主要内容。
4、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。
5、被发文单位必须注明单位全称。
6、多页文件应标明页码。
7、文字从左至右横写、横排，左侧留装订位。
8、文件纸一般使用A4型。
9、所有文件一律加盖公章后发送。
10、文件立卷归档按照《档案管理制度》执行。存档时文件需存底稿并附两份正式文件，信函需存底稿。
（二）档案管理
档案是全面反映基金会管理各项活动的历史记录，是实现今后决策科学化的重要依据。各部门必须按本制度认真做好档案管理工作。
1、基金会各种具有保存价值的文件、方案、软件、财务资料、人事资料、会议纪要、协议、内外行文图片、音像、实物等都必须立卷、归档。
2、档案编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。
3、归档后须填写《档案管理登记表》。
4、档案保存期限除政府有关法令或本会其他规章制度规定者外，一律按照下列规定办理：
（1）永久保存：基金会章程，理事名册，理事会、监事会会议纪要，基金会证照，各级批文，印鉴，年度财务报表，规章制度，不动产所有权证及其他债权凭证，人事资料，大型活动图片，音像资料以其它核定须永久保存的文书；
（2）十五年保存：会计凭证，其他经核定须十五年保存的文书(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行)；
（3）五年保存：期满或解除的合同协议，完结后的项目方案，其它经核定须保存五年的文书；
（4）一年保存：部门工作计划及工作总结，完结后的部门请求报告，完结后无长期保存必要文书。
5、各部门负责起草或主办的文件及大型活动方案，由各部门负责整理装订，以左方装订为原则，右上角标明档案号。如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。
6、所有档案由办公室指派专人保管。
7、因工作需要调阅档案时，须填写《档案调阅申请单》，并经相关领导人批准后方可调阅。跨部门档案调阅须秘书长批准。
8、档案管理人员必须严格按照《档案调阅申请单》的内容，将档案调出，供调档人查阅。调档人必须是《档案调阅申请单》里注明的查阅人。借阅时间最长不超过8个工作时。
9、《档案调阅申请单》由档案管理人员留存备查。
10、如调档内容更改，调档时间延长，应按调档程序重新办理。
11、需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》，经相关领导人批准后方可销毁。
12、销毁档案须两人以上人员共同完成，秘书办指定专人监督销毁，并填写《档案销毁登记表》，档案销毁每半年进行一次，即每年的１月和７月。
13、《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》各一式二份，申请部门一份，办公室一份。
14、档案管理人员应妥善保管，防虫蛀、防霉、防丢失，保证档案安全。
15、所有档案应有专柜存放、加锁，定期清理通风，防湿。
16、所有档案不得随意查阅、复印，不得置于公共场所。
17、各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。
（三）信件收发及报刊订阅
1、信件收发
（1）各部门需邮寄的信件均由办公室指定收发员清点、登记、贴足邮资负责送出，每日一次，一般不予专送。
（2）外单位来文均由办公室统一拆封、登记，根据文件属性及时分送相关部门。
（3）旬报、超量信件以及挂号信件、急件由各部门自觉配合收发员封口，包装。
（4）个人信函自觉贴上邮票，可送收发员代发。
2、报刊订阅
（1）报刊由办公室制定计划，经秘书长批准，统一预定。各部门不能擅自订阅。
（2）个人订阅报刊可提出计划，由办公室帮助办理。
（3）每日报刊由收发员统一发送到各部门。未经同意，任何人不能私自在报箱取报，以免出现差错。
（4）除部门专用的报刊杂志外，其余由收发员统一放在大厅以便大家翻阅。
（四）公章、介绍信管理
1、印章管理 根据工作需要，印章有不同的使用范围。为保证基金会的合法权益不受损害，杜绝失误发生，特规定如下印章使用办法。
（1）刻制印章应根据基金会的部门设置，经秘书长审批后，由办公室统一办理。印章刻好后由办公室办理印章登记手续，填写《印章管理登记表》备案并留好印章样图。
（2）基金会启用2枚公章，即：山东省普觉公益基金会、山东省普觉公益基金会财务专用章。
（3）所有公章由办公室指定专人保管。
（4）印章使用前，由经办人填写《印章使用审批单》，并经相关负责人进行审核，秘书长同意后使用。
（5）审批人对文本加盖印章后的一切经济损失和法律义务负主要责任。印章保管人须将加盖印章的文本连同《印章使用审批单》归档保存。
（6）印章原则不允许携带外出。如确系特殊需要须经秘书长批准签字后方可借走。借用时须填写《印章借用申请表》，并必须两人以上一起在借用登记表上签字。原则上借出的印章当天归还。印章外借期间由签字人承担全部责任。
（7）工作人员如需要单位出具有关证明，本人应先提出书面申请，部门负责人审核，秘书长同意后使用。
（8）印章使用责任人（签字人）对印章负有经济、行政、法律责任。
（9）若印章在使用、保管过程中不慎遗失，当事人须承担相应的经济责任。
（10）指定保管人对所负责的印章丢失或盗用，须承担所引起的全部经济损失和法律责任。
（11）当印章管理人变动时，应及时办理交接手续，填写“印章交接清单”。
2、介绍信的保管和使用
（1）基金会介绍信主要用于工作人员对外联系工作。个人因私事不得使用介绍信。
（2）介绍信由办公室指定专人负责保管。
（3）使用介绍信须经秘书长审批同意。
（4）使用介绍信须按内容逐项登记。一般不开空白介绍信，因特殊情况需要开空白介绍信时，须在存根栏内写明使用人姓名，使用完毕后应补注事由及联系单位。如没有使用，应及时交办公室注销。
（5）使用介绍信，按谁签字谁负责的原则处理；未按程序签字，须追究经办人责任；如情节严重，将严肃查处；
（6）介绍信开出后，使用人应妥善保管。如发生遗失或被盗，当事人须承担所引起的全部经济损失和法律责任。
（7）办公室应妥善保管证明函存根。
（五） 证照管理制度
1、基金会证照由办公室指定专人统一保管。
2、证照是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等，如：基金会法人登记证、法人代码证、法定代表人证书等。
3、证照的使用包括借用、复印等，必须填写《证照使用申请单》。如需使用原件，则须秘书长同意。
4、证照复印件必须加盖“再复印无效章”。
5、证照保管人必须做出登记，认真填写《证照使用登记表》。
（六）固定资产管理
1、固定资产包括：单价价值在2000元以上，使用年限在一年以上的财产。
2、现有固定资产以及新增、报废固定资产由办公室指定专人核算，逐项登记，建立台账。
3、各部门应认真填写固定资产登记表。工作人员个人要填写领取使用单，妥善使用。调离基金会时，交回所领物品，方可办理调动手续。
4、固定资产报废时，使用部门应提交报告，由办公室填写报废意见，送财务人员登记。
5、办公室每年年底全面清查盘点固定资产状况。遇有损坏、丢失等情况应随时向秘书长报告。
6、因个人原因丢失或损坏资产的，应酌情赔偿。
（七）捐款捐物管理及使用
1、捐款捐物的管理
（1）凡接受的捐款捐物，均需履行捐赠手续：
A、所有捐赠，不论多少，均须开具正式收据；
B、所有捐物，不论多少，均需认真进行清点登记，并需提供评估证明，填写捐赠清单，开具正式收据。
（2）凡接受的捐款捐物，均需专人进行管理：
A、所有捐赠名单（包括捐赠数额）均由财务室进行统计和管理；
B、捐赠的物品，均入库存放，出库需有秘书长签字。
（3）凡接受的捐款，均需存入银行。
（4）接受捐赠的情况，每年向理事会报告一次。
2、捐款捐物的使用
（1）使用范围 A、提供资助 B、设置奖励 C、工作经费
（2）审批权限
A、资助与奖励项目的审批权限为；10万元以下由秘书长或基金会办公会议决定；10至50万元由基金会副理事长审批；50万元以上由基金会理事长或理事长办公会议审批。
B、工作经费开支由秘书长按理事会议通过的预算审批。
（3）审批程序 先由基金会有关部门或办公室提出资金使用方案及预算计划报告，按使用范围及审批权限进行审批。
（4）报告制度 资金使用情况每年向理事会报告一次。每月的收支情况，次月初向秘书长报告。
3、基金增值方式和途径按《基金管理和投资实施细则》办理。
